2.Teil Datenschutzerklärung

Ergänzende Hinweise zum Umgang mit personenbezogenen Daten im Rahmen der Vereinsarbeit

1) Kommunikation mit uns (E-Mail/Telefon)

Wenn Sie uns im Rahmen der Kontaktaufnahme mit dem Verein per E-Mail oder Telefon Anfragen zukommen lassen, werden Ihre mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten gespeichert. Das sind E-Mail-Adresse, Name und Vorname, ggf. Telefonnummer, im Einzelfall auch Ihre Anschrift, die Anschrift Ihrer Institution und Ihre Funktion in Ihrer Institution. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten nach der Aufnahme ist

- Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
- Art. 6 Abs. 1 lit. b (Aufnahme in den Verein)

Widerruf der Einwilligung zur Nutzung der Kommunikationsdaten

Sie können Ihre Einwilligung zur Verwendung Ihrer E-Mail-Anschrift/ Telefonnummer jederzeit widerrufen. Schicken Sie dazu einfach eine Mail an lll(at)uni-due.de. Wir löschen die Daten außerdem, wenn der Zweck für die Datenspeicherung entfällt, z.B. nach der abgeschlossenen Bearbeitung Ihrer Anfrage.

2) Mitgliederdaten

Wenn Sie Vereinsmitglied sind, verarbeiten wir folgende Daten:

- Name, Vorname
- Geburtsdatum
- Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
- Bankverbindung (bei SEPA-Lastschrift)
- Ggf. Funktion im Verein

Wir verarbeiten diese Daten bei der Aufnahme neuer Mitglieder, bei der Finanzierung unseres Vereins, z.B. bei der Abrechnung der Mitgliedsbeiträge, und bei der Organisation unserer Veranstaltungen.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verfolgung des Vereinszwecks und die Vereinsverwaltung).

Der Zugriff auf die Mitgliederdaten ist begrenzt. Die jeweiligen Mitglieder des Vorstands haben nur Zugriff auf die Mitgliederdaten, die sie für ihre Aufgabe benötigen.

Im Einzelnen bedeutet dies z.B.:

- Der Vorstand hat Zugriff im Rahmen seiner Aufgaben zur Verwaltung der Mitgliedschaft, der Außendarstellung, der Information und Organisation, des Betriebs der Internetseite. Dazu greift er auf Vorname, Nachname, postalische Anschrift, E-Mail-Anschrift und Telefonnummern zurück.

- Der/die Kassenwart/in verarbeitet die Mitgliedsdaten für den Einzug der Beiträge; der/die Kassenprüfer/in verarbeitet die für die Kassenprüfung relevanten Mitgliedsdaten. Dies sind Vorname, Nachname, postalische Anschrift und Bankverbindung mit Zahlungsdaten, die Genehmigung des SEPA-Verfahrens inklusive Unterschrift.

Löschung der Mitgliedsdaten (gesetzliche Sperrfristen)

Die aktuellen Mitgliederdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert und darüber hinaus für 2 Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft (Daten der Verwaltung) und 10 Jahre (Daten zur Finanzierung des Vereins) gespeichert.

3) Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten geben wir nur dann an Dritte weiter, wenn es zur technischen Vertragserfüllung erforderlich ist, z.B. an unsere Hoster (gemäß Art. 28n DSGVO), und/oder dazu im Einzelfall eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Derzeit werden externe Dienstleister eingesetzt (z.B. Buhl Data Service GmbH, Neukirchen).

4) Fotos

Fotografien über unser Vereinsgeschehen werden zum Zweck der Außendarstellung auf unserer Website, in Zeitungsartikeln und in Festschriften verarbeitet.

Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung der Fotos ist

- Art. 6 Abs. 1 Satz 1a (Informationspflicht über die Veröffentlichung des Fotos)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Erfüllung des Vereinszwecks)
- Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Einwilligung der Person in die Verarbeitung der Daten und Widerruf) und bei Minderjährigen auch die Einwilligung von Erziehungsberechtigten.

Sie haben die Möglichkeit, der Verwendung eines solchen Fotos, auf dem Sie zu sehen sind, gemäß Artikel 21 Abs. 1 DSGVO zu widersprechen. Der Verein muss in dem Fall prüfen, ob es zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung gibt, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wenn nicht, wird das entsprechende Foto gelöscht.

5) Nutzung von Zoom

Zoom ist ein Tool, mit dem die Video-Übertragungen unserer Veranstaltungen aus den Räumen der Universität Duisburg-Essen und digitale Meetings im Rahmen des Vorstands durchgeführt werden. Darüber können auch Bildschirmfreigaben z.B. für Präsentationen erfolgen. Wir organisieren unsere Zoom-Übertragungen an der Universität mit technischer Unterstützung der Universität Duisburg-Essen. Nur Vereinsmitglieder erhalten die Zugangsmöglichkeit für die Zoom-Übertragung. Bitte beachten Sie unbedingt die Hinweise der Universität Duisburg-Essen zum Datenschutz und bei der Nutzung von Zoom. https://www.uni-due.de/zim/services/zoom.php

6) Ihre Rechte

Sie haben folgende

- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die Daten, die Sie betreffen, über die geplante Speicherdauer,
-- über erteilte Einwilligungen
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger Daten
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- Dokumentationspflicht der Abgabe der Einwilligung (Art. 24 Abs. 1 DSGVO)

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis von gesetzlichen Regelungen. Nur in Ausnahmefällen benötigen wir Ihr Einverständnis. In diesen Fällen haben Sie das Recht, die Einwilligung für die zukünftige Verarbeitung zu widerrufen (Art. 21 DSGVO).

Wenden Sie sich bitte zur Ausübung Ihrer Rechte an die/den Verantwortliche/n für die Datenverarbeitung.

7) Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

Zuständige Aufsichtsbehörde in Nordrhein-Westfalen ist:

Der/Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, Telefon: 0211/384240

8) Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Erklärung bei Änderung der Rechtslage oder unserer Website anzupassen.