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Ergänzende Datenschutzinformationen

1) Kommunikation mit uns (E-Mail / Telefon)

Wenn Sie den Verein per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert. Dazu gehören E-Mail-Adresse, Name und Vorname, ggf. Telefonnummer sowie gelegentlich Adresse und institutionelle Informationen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. a und lit. f DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit per E-Mail an lll@uni-due.de widerrufen. Die Daten werden gelöscht, sobald der Speicherzweck entfällt.

2) Mitgliederdaten

Der Verein verarbeitet Mitgliedsinformationen einschließlich Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten und Bankdaten (für SEPA-Überweisungen).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vereinsverwaltung.

Der Zugang ist rollenbasiert geregelt: Vorstandsmitglieder haben Zugang zu Verwaltungsdaten; der Kassierer ist für Finanzdaten zuständig.

Aufbewahrung: Aktuelle Mitgliederdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert, zuzüglich 2 Jahren (Verwaltung) und 10 Jahren (Finanzunterlagen).

3) Datenweitergabe

Personenbezogene Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies für die technische Vertragserfüllung erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht (z. B. an Hosting-Anbieter).

4) Fotografien

Fotos werden für die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins verwendet: auf der Webseite, in Zeitungsartikeln und Jubiläumsveröffentlichungen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a, lit. b, lit. f sowie Art. 7 Abs. 1 DSGVO mit Einwilligung der abgebildeten Personen (bei Minderjährigen: der Erziehungsberechtigten).

Sie können gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch einlegen; Fotos werden dann gelöscht, sofern keine zwingenden Interessen entgegenstehen.

5) Zoom-Nutzung

Der Verein nutzt Zoom für Veranstaltungen und Vorstandssitzungen. Zugangsdaten erhalten ausschließlich Mitglieder. Es gelten die Datenschutzrichtlinien der Universität Duisburg-Essen.

6) KI-gestützte Zusammenfassungen von Dokumenten

Zu Vorträgen und Präsentationen, die wir auf dieser Webseite bereitstellen, erstellen wir automatisch eine Kurzfassung in Textform. Dazu übermitteln wir die jeweilige Datei (PDF, PowerPoint oder OpenDocument) an den KI-Dienst Google Gemini. Die zurückgegebene Zusammenfassung wird auf der zugehörigen Seite veröffentlicht und ist dort als KI-erzeugt gekennzeichnet.

Übermittelte Daten: das vollständige Dokument einschließlich aller darin enthaltenen Angaben — also auch Namen, Kontaktdaten oder Abbildungen von Personen, soweit die Referentinnen und Referenten diese in ihre Unterlagen aufgenommen haben. Daten über Besucherinnen und Besucher dieser Webseite werden nicht übermittelt.

Zweck: Erschließung der Vortragsunterlagen für Mitglieder und Interessierte.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Erschließung unserer Veranstaltungsdokumentation). Enthält ein Dokument personenbezogene Daten Dritter, stützt sich die Übermittlung zusätzlich auf die Einwilligung der jeweiligen Referentin oder des jeweiligen Referenten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Keine Nutzung zu Trainingszwecken: Wir nutzen den Dienst als kostenpflichtiges Angebot. Nach den Nutzungsbedingungen von Google werden die übermittelten Inhalte und die erzeugten Antworten in diesem Fall nicht verwendet, um Produkte oder KI-Modelle von Google zu verbessern. Eine Auswertung durch menschliche Prüfer zu diesem Zweck findet nicht statt. Anfragen und Antworten werden befristet gespeichert, ausschließlich zur Erkennung von Missbrauch und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Auftragsverarbeitung: Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Google verarbeitet die übermittelten Dokumente ausschließlich nach unseren Weisungen und zu dem oben genannten Zweck.

Drittlandübermittlung: Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union kann nicht ausgeschlossen werden. Für diesen Fall bestehen die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission als geeignete Garantie im Sinne von Art. 46 DSGVO.

Widerspruch: Referentinnen und Referenten, die keine KI-gestützte Zusammenfassung ihrer Unterlagen wünschen, teilen uns dies bitte mit (vorstand@lll-uni-due.de ). Die Zusammenfassung wird dann entfernt und das Dokument von der weiteren Verarbeitung ausgenommen.

7) Ihre Rechte

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen.

8) Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Der/Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0

9) Aktualisierungen

Diese Erklärung kann bei rechtlichen oder inhaltlichen Änderungen der Webseite aktualisiert werden.

Stand: 17. August 2026